Secrétaire administrative (niveau 5)

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Municipalité Ascot Corner

SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE (NIVEAU 5)

Sous la responsabilité de la direction, la ou le secrétaire administrative accomplit les tâches suivantes:

1)      Secrétariat et commis de bureau

  • Réception (téléphone, internet et comptoir) et informations générales.
  • Perception au comptoir, encaissements : comptes de taxes, location de salle, permis, etc.
  • Préparation, élaboration et mise en page de documents municipaux (ex : tableaux, règlements, documents légaux (avis publics), lettres, résolutions, rapports, ordres du jour etc.).

2)    Classement, gestion et tenue à jour des documents municipaux

 

  • Tenue à jour, livre et internet, des règlements municipaux.
  • Tenue à jour des procès-verbaux des séances du conseil.
  • Mise à jour du calendrier de conservation des documents municipaux.
  • Classement de tous les documents actifs selon le logiciel de classement.
  • Épuration des documents semi-actifs et inactifs selon le calendrier de conservation.
  • Destruction des documents inactifs.
  • Classement des documents de type « conservation permanente » (archives) selon le guide de classement.

 

3)      Gestion de la comptabilité et des achats

 

La ou le secrétaire administrative accomplit les tâches reliées à la gestion de la comptabilité de la Municipalité, notamment celles relatives :

 

  • Aux comptes à payer : Vérification des réquisitions d’achats et des factures à payer, imputation au grand-livre, paiement des factures, etc.

 

  • À la facturation et aux comptes à recevoir : Droits de mutation et tout autre compte à recevoir; encaissement et balance des dépôts; balance de la petite caisse; gestion des comptes clients, etc.

 

  • À la paie : Gestion de la paie et des remises gouvernementales; préparation des formulaires d’impôt, etc.

 

4)      La ou le secrétaire administratif effectue toutes autres tâches connexes demandées par la direction.

 

Qualifications de base

 

  • DEC Technique en bureautique ou un DEP en secrétariat avec deux (2) ans d’expérience pertinente

 

Début de l’emploi : Dès que possible

Statut de l’emploi : Salarié-e permanent

 

Nombre d’heures / semaine : 37.5 heures

Rémunération :  25.98 $ / heure

 

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae avant le 22 février 2024 avec la mention « Secrétaire administrative » à l’attention de Jonathan Piché, Directeur général, par la poste à l’adresse suivante :

Municipalité d’Ascot Corner, 5655 route 112, Ascot Corner, Québec, J0B 1A0 ou par courriel : jonathan.piche@hsfqc.ca

 

 

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